Procedimiento para la captura de pasivos.

Paso 1:

Captura de pasivos.

 

Validación de facturas.

Antes de registrar el pasivo (en caso de factura normal o gasto) este deberá ser validado con la opción de validación de facturas (Menú “Proveedores” seleccionar la opción “Movimientos” y aquí seleccionar la opción “Validación de facturas”).

 

Creación del pasivo.

Para el sistema de Cuentas por Pagar son pasivos los siguientes movimientos:

•Las facturas normales de compra, en pesos o dólares.
•Las facturas de gastos.
•Los pagos por honorarios o arrendamiento.
•Los anticipos sin factura.
•Los pagos de impuestos.
•Los pagos al IMSS.
•Los pagos por abono a préstamos bancarios.
•Los préstamos a trabajadores. Cuyo control se lleva en el  sistema de nóminas.

 

 

Por lo anterior, para el sistema de cuentas por pagar, es sinónimo de proveedor un Proveedor de materiales, un Proveedor de mano de obra, un Trabajador, el IMSS, un Accionista de la empresa, el Gobierno del Estado, etc.

Más sin embargo la cuenta contable de mayor, que llevan en el catálogo, cambia dependiendo del tipo de proveedor, por ejemplo:

Cuenta de Mayor

Nombre

200

Proveedores

201

Acreedores Diversos

202

Impuestos por Pagar

105

Deudores Diversos

 

Pasos a seguir para la creación del pasivo.

1.Registro de órdenes de compra.
1.1.Si el pasivo es compra normal, o gasto es requisito que el pasivo venga acompañado de la orden de compra, esta es generada e impresa por el departamento de Compras, mediante el sistema de Órdenes de Compra.
1.2.Si el pasivo es otro tipo de movimiento de crédito, como por ejemplo PAGO DE NÓMINAS, el sistema NO tendrá como requisito la orden de compra.
2.Alta de Cuenta Contable de Proveedores.
2.1.Este paso se omite si el Proveedor ya tiene cuenta Contable.
2.2.Si al Proveedor o Acreedor es la primera vez que se le va a registrar un Pasivo, se le deberá  asignar un número de cuenta contable de Proveedores y otra de Resultados o Gastos, estos números se dan de alta primero en el Sistema de Contabilidad (Contpaq), y después en Cuentas por Pagar en el catálogo de Proveedores.
2.3.Antes de dar de alta la cuenta hay que checar que tipo de proveedor es:
2.4.Proveedor de materiales, Deudor diverso, Acreedor Diverso, el IMSS, Hacienda, etc. Dependiendo de esto hay que usar cualquiera de las siguientes cuentas de mayor:

Cuenta de Mayor

Nombre

200

Proveedores

201

Acreedores Diversos

202

Impuestos por Pagar

105

Deudores Diversos

Una vez identificada la cuenta a dar de alta hay que checar cual es la última subcuenta que se dio de alta.

Los pasos para darla de alta son los siguientes:

1.El paso uno es ir al sistema de Contpaq
2.El siguiente es Seleccionar la empresa dentro de Contpaq.
3.Dentro de Contpaq se selecciona la opción Catálogo de Cuentas.
4.Se checa cual fue la última cuenta de Proveedores dada de alta, este chequeo se hace haciendo clic en el ícono de Cuenta y registrando la Cuenta de mayor y un número de subcuenta x, por ejemplo: 2000299 o un número de cuenta más grande por ejemplo: 2000399, o 2000799, etc. hasta encontrar la última cuenta.
5.Una vez que se sabe cuál es la cuenta que sigue se registra dicho número de cuenta con todos los demás datos que lleva.
3.Alta de Cuenta Contable de Compras o Gastos (cuenta de resultados).
3.1.Este paso se omite si el Proveedor ya tiene cuenta Contable de resultados.
3.2.Las cuentas de Compras empiezan con 503, y también se tiene que checar cual es la última cuenta que se dio de alta, y dar de alta la que sigue, siguiendo el mismo procedimiento que para la cuenta de Proveedores.
3.3.Si lo que se va a pagar NO es una compra normal verificar que tipo de gasto es y usar la cuenta:

Cuenta de Mayor

Nombre

503

Compras

505

Gastos de Fabricación

510

Gastos de Administración

515

Gastos de Venta

 

4.Registro de Pasivos.
4.1.Una vez validado el pasivo hay que ir a la opción de Registro de Pasivos, donde se registra el Proveedor, la Fecha de la Factura, la Orden de Compra, las Condiciones de Pago, el Subtotal, IVA, y Total a pagar.
4.1.1.Para entrar al registro de pasivos hay que ir al menú “Proveedores” y seleccionar aquí la opción “Movimientos” y después seleccionar “Registro de pasivos”.
4.1.2.Se abrirá la ventana “Registro de pasivos” en donde para capturar un pasivo nuevo hay que dar el comando Ctrl+A o dar clic en el botón Icon_Agregar de la barra de herramientas. Y proceder a llenar la información de las columnas como sigue:
4.1.2.1.En la columna “Crédito En” ponemos la moneda ya sea “P” por pesos o “D” por dólares.
4.1.2.2.En la columna “Fecha Pasivo” ponemos la fecha de captura del pasivo, normalmente la fecha actual.
4.1.2.3.En la columna “Fecha” es la fecha de la factura o remisión del proveedor.
4.1.2.4.En la columna “Fecha Contrarrecibo” ponemos la fecha cuando el proveedor lleva a revisión la factura.
4.1.2.5.En la columna “Código Concepto” debemos poner el tipo de documento que estamos validando, si es una factura normal ponemos un 1, si es de fletes un 9, para un egreso mayor ponemos un 4 y en este caso el sistema no requiere validar una orden de compra. Para ver todos los conceptos que podemos usar dar el comando Alt+M y seleccionar el botón “Conceptos de cuentas por pagar”.
4.1.2.6.En la columna “Orden Compra” ponemos el número de la orden de compra que cubre la factura. Si es mas de una orden de compra por factura, las siguientes órdenes de compra se capturan dando el comando Alt+A y registrando en un renglón nuevo con Ctrl+A cada orden de compra extra previamente validada.
4.1.2.7.En la columna “Proveedor Número” ponemos el número de proveedor o lo seleccionamos moviendo el cursos hasta la columna “Factura”, al hacerlo así se abrirá la ventana “Catálogo de proveedores” para de aquí buscarlo y seleccionarlo dando Enter. Se llenará automáticamente la columna “Código Condición Pago”, por esto es muy importante que al dar de alta un proveedor se asigne esta condición de pago ya que esta columna en la ventana “Registro de pasivos” no es editable.
4.1.2.8.En la columna “Factura” ponemos el número de factura o remisión, para el caso de egreso mayor o donde no haya factura, podemos poner la fecha en formato aaaammdd.
4.1.2.9.La columna “Fecha Vencimiento” no es editable y el sistema la llena de acuerdo a la condición de pago.
4.1.2.10.En la columna “Subtotal” capturamos el subtotal de la factura antes de IVA.
4.1.2.11.En la columna “Descuento” podemos aplicar el descuento que nos otorgue el proveedor en porcentaje, al capturar el descuentos el sistema calcula un nuevo subtotal y loa asigna a la columna “Subtotal”.
4.1.2.12.En la columna “I.V.A.” capturamos el IVA, si es cero hay que poner manualmente el CERO ya que el sistema calcula siempre el IVA. Aquí podemos usar esta columna para ajustar el importe total si hay una pequeña diferencia en centavos, para esto hay que sumar el subtotal y el IVA y checar con el valor de la factura, si hay una pequeña diferencia aquí podemos ajustarla.
4.1.2.13.En la columna “Valor Crédito” le damos Enter para aceptar el valor y con esto finalizar la captura del pasivo.
4.2.Al registrar el Total a pagar el sistema hace una suma automática de la captura validada, (sumatoria de cantidad x precio), y el resultado de esta suma lo compara contra el Total del Pasivo. Si el Total registrado NO coincide con el total validado, el importe será rechazado.