Procedimiento para la captura de cotizaciones.

Paso 1:

Ingreso de cotizaciones

 

Clientes

Si no se tiene el cliente registrado en el sistema hay que darlo de alta, para esto tenemos que entrar al menú <Cotizaciones> seleccionar la opción <Catálogos> y dar clic en la opción <Clientes>. En el catálogo de clientes podemos buscar si ya está registrado el cliente seleccionando la columna del nombre y dando el comando Alt+H, con el cual se abrirá una venta para teclear el nombre del cliente a buscar, conforme se teclee el renglón de la tabla se va posicionando en el nombre del cliente más cercano al buscado. Hay otro método de búsqueda más genérico, dando el comando Alt+B, se abrirá la ventana de búsqueda general en la cual se puede buscar por nombre, rfc, etc.

Si no se encuentra el cliente en el catálogo, entonces hay que darlo de alta, para eso damos el comando Ctrl+A o clic en el botón de la barra de herramientas. Se agrega un nuevo registro, aquí hay que dar el número del cliente, su nombre y datos generales.

Cotizaciones

Para agregar una cotización se va al menú <Cotizaciones> seleccionamos <Cotizaciones con y sin contrato> para abrir la tabla de captura del encabezado de las cotizaciones. Aquí como en todas las tablas del sistema, damos el comando Ctrl+A o clic en el botón de la barra de herramientas para agregar un registro nuevo de cotizaciones. Automáticamente se asigna el siguiente número de cotización, la fecha y el estatus de la cotización (SA = Sin Autorizar, SF = Sin Facturar, PF = Parcialmente Facturada, FT = Facturada Total, SM = Autorizada sin Material, FN = Finalizada), el sistema de cotizaciones asigna automáticamente el estatus de la cotización. Si conocemos el número del cliente se teclea directamente en la columna del cliente o nos movemos hacia la derecha de la columna y se abrirá el catálogo de clientes para buscarlo y seleccionarlo dando Enter para mandarlo a la cotización. La planta también se puede seleccionar del catálogo de plantas como con el cliente. La fecha de entrega también se puede seleccionar del catálogo de fechas de entrega.

En la columna "Atención a" se captura el nombre del ingeniero que solicita el trabajo.

En las columnas "Descripción general"  y "Descripción general 2" se captura precisamente una descripción general del trabajo a realizar.

La siguiente columna a capturar es el monto de la cotización, normalmente no se captura ya que al imprimir la cotización el sistema la llena automáticamente.

La columna de "P D" es la moneda en que se está cotizando, Pesos o Dólares, hay que seleccionar una de las dos.

La condición de pago se llena automáticamente según el dato capturado en el catálogo de clientes.

La columna "% Fact." el sistema la llena conforme se vaya facturando la cotización.

 

Paso 2:

Materiales de la cotización

Para capturar el detalle de material a usar para los trabajos de la cotización tenemos que ir a la tabla Detalle de la cotización, estando sobre el encabezado de la cotización damos el comando Alt+D y se abrirá la ventana con la tabla para capturar el detalle de material de la cotización. Aquí hay que dar el comando Ctrl+A para agregar un registro nuevo de material. Si conocemos el código del material lo capturamos directamente o nos movemos hacia la derecha en la tabla para abrir el catálogo de insumos (materiales) para buscar y seleccionar el material deseado. Después de esto hay que capturar en la columna Cantidad la cantidad requerida para esta cotización, el costo se asigna automáticamente. Esto mismo hay que hacer por cada uno de los materiales a capturar. Si no se encuentra algún material en el catálogo de insumos, hay que avisar a Compras (Rocío) para que lo den de alta.

Una vez capturado todo el material de la cotización se procede a imprimir el listado de material desde el encabezado de la cotización dando el comando Alt+I y seleccionar el reporte <Cotización con detalle de material>.

 

Paso 3:

Cotización Texto

Esta opción se accede dando el comando Alt+A con la cual se abre una ventana donde se captura la cotización que se envía al cliente, la captura de la cotización se realiza como si se estuviera usando Word. Para el llenado de la tabla usamos el menú “Tabla” y aquí seleccionamos la opción “Llenar tabla”, una vez llena la tabla procedemos a ajustar el ancho de las columnas para que la tabla se vea mejor.

Estando en la ventana de “Encabezado de la cotización” podemos imprimir la cotización con el comando Alt+I y seleccionamos <Cotización en texto>. Para poder enviarla por correo hay que mandar imprimir a PDF, guardarla localmente y de aquí hacer el envío por correo.

 

Paso 4:

Autorización de cotizaciones

Una cotización debe ser autorizada para que se pueda facturar y/o hacer órdenes de compra con cargo a la cotización (contrato). Al autorizar una cotización se le asigna un contrato, la forma de hacerlo es con el comando Alt+G, se abre una ventana donde debe capturar el número de contrato, la fecha de autorización y el supervisor que consiguió la autorización. El número de contrato se forma capturando las dos primeras iniciales del nombre del “Atención a” y poniendo enseguida el número de cotización.